BLASON

« Comment mieux gérer son temps ? »

INTRODUCTION

Les objectifs : Identifier les points forts et points faibles de sa gestion du temps Prendre du recul sur son utilisation quotidienne du temps Optimiser son efficience professionnelle Optimiser son efficacité personnelle

Coeur de l’atelier : Quel sont mes points fort de gestion du temps

Partie 1 – Test d’état des lieux de ma gestion du temps (disponible en bas de page) :

Partie 2 – Identifier mes voleurs de temps

Noter sur des post-its ses voleurs de temps . Ensuite tenter de regrouper ces voleurs de temps par catégorie (réseaux sociaux, jeux, divertissements, sports, etc…)
Comment améliorer la gestion de mes voleurs de temps ? Quelles sont mes astuces personnelles ?

Combien d’heures font perdre par semaine les voleurs de temps ?

Mmultiplier ce temps par le nombre de jours du mois en cours et analyser les résultats

Partie 3 – Les 6 lois du temps

Loi de Murphy:

Ou « loi de l’emmerdement maximal » ou « loi de la tartine beurrée » (qui tombe toujours du coté où il y a le beurre) . En 1949, Edouard A. Murphy, ingénieur à l’US Air Force, mena une expérience pour tester les effets de la décélération sur les pilotes. Des électrodes avaient été installés sur un chimpanzé mais ils n’enregistrèrent aucun signal puisque l’assistant chargé de les installer les avaient placés à l’envers. Dégoûté, Edward Murphy déclara : « Si l’on donne à ce gars une façon de faire une erreur, alors il la fera” en référence à son assistant (pour la petite histoire : on avait en fait proposé à Edward Murphy de tester et de calibrer les électrodes avant le test mais il avait refusé… ).

Mise en pratique :
N’enchaînez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez des battements pour les imprévus.
Ex : les médecins qui calent des rdv tous les 10 min et qui se retrouvent avec 30 minutes de retard en milieu de journée car certaines consultations ont duré plus longtemps.

Loi de Parkinson:

Suite à une étude de l’administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que “tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible”. Il se rend compte que si on donne un mois ou une semaine pour finir le même dossier, le délai donné est respecté. Autrement dit : ce qui aurait pu être traité en une semaine va être traité en un mois si on lui donne un mois.
Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Ex : sur un même sujet donné pour la rédaction d’un exposé/mémoire: un étudiant de licence va y passer quelques semaines, un étudiant de master 1 an. Un doctorant va y passer 3-4 ans. Certes le travail du doctorant sera beaucoup plus approfondi que celui de l’étudiant en licence, mais il lui aura aussi pris beaucoup plus de temps !

 

Mise en pratique :
– se fixer des délais ambitieux et réalistes pour activer ce qu’on appelle le bon stress.

– borner son temps = éviter que le temps passé à une activité se dilate car pas de délai
Ex : si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel (éviter les travers du perfectionnisme!!!).

Loi de Illich:

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre-productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 55 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d’aller marcher un moment, ou de s’offrir un rafraichissement.

Illich recommande une pause toutes les 55 minutes. Technique Pomodoro : toutes les 25 minutes… A chacun de trouver sa fréquence. L’important est que le ratio entre temps travaillé et temps en pause reste bon !

Mise en pratique :
Prenez de courtes pauses régulièrement

Aérez votre cerveau et mettez en mouvement votre corps : oxygéner son cerveau en prenant l’air augmente nos capacités cognitives, comme faire du sport ou des mouvements.

Faites les tâches importantes ou compliquées aux moments de la journée où vous êtes le plus en forme : ce n’est pas à 14h au moment de la digestion que nous sommes le plus vaillant. Pour certains c’est le matin, pour d’autres l’après-midi ou le soir…

Loi de Laborit:

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d’un “programme biologique de survie” qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c’est que cette loi circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d’agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l’idée est de se faire régulièrement violence en commençant d’abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l’achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l’énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié

Mise en pratique :
– Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous : // avec livre Eat that frog, commencer par avaler (= faire) ce qu’il y a de plus dégoûtant (difficile) puis le reste passera mieux. Cette capacité à faire des efforts, c’est comme un muscle à travailler. Et vous quelle est votre grenouille à avaler aujourd’hui ?

– Accordez-vous une récompense (une activité plus plaisante, …) une fois la tâche terminée : que le cerveau voit un bénéfice à faire cette tache difficile ou désagréable.

Loi de Pareto:

L’économiste et sociologue Vilfredo Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s’applique à de nombreux autres domaines, en particulier l’activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué.

Nous pouvons tirer partie de cette loi de plusieurs manières :
priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Savoir dire non pour éviter de « perdre son temps ».

Mise en pratique :
Prioriser les taches : se focaliser d’abord sur les taches qui produisent le plus de résultats : quelles sont les taches dans votre to do list qui doivent être de priorité A ?
ex : si mon état de santé ne me permettait de travailler que 2 heures par jour, sur quelles taches je me concentrerais ?
Ex : lors d’un devoir sur table se concentrer sur les exercices où le plus de points. Pour le bac ou les partiels réviser surtout les matières où il y a le plus gros coefficient…

Savoir dire non ou déléguer les taches qui produisent le moins de résultats.

Illustrer avec des exemples qui vous sont personnels.

Loi de Carlson:

En 1951, Carlson constata dans une étude sur le travail des managers qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s’asseoir qu’ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone. Aujourd’hui la moyenne est de 10 minutes !

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle “une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois”. Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Parallèle entre le travail et le sommeil : Il faut d’abord passer par une phase de travail léger (on est en train de se concentrer) avant d’être dans une phase de travail profond (où on est focus, hyper concentré et efficace). Mais comme pour le sommeil, si je suis interrompu sans arrêt pendant la phase de travail léger, je n’arriverai jamais en phase de travail profond >>> impression d’avoir rien fait de la journée parce qu’on a fait que répondre à des sollicitations et on a avancé sur aucun gros dossier.

Mise en pratique :
Évitez les interruptions : fermer la porte de son bureau et/ou mettre des écouteurs pour rester focalisé sur une tâche donnée

Mettre son téléphone sur mode avion pour ne pas être interrompu.

Partie 4  – Mise en pratique

Dresser une liste d’objectifs. Établir des priorités.
Intérêt de cet exercice  : Faire prendre conscience de son usage actuel du temps.
Ne pas oublier l’important dans sa vie, le planifier.
«  Un rêve est un objectif non planifié  »

Séparer :  objectifs de vie et de l’année / ma semaine écoulée dans le détail. Ou deux feuilles blanches.

Cet exercice se fait en plusieurs étapes. .

Feuille «  objectifs de vie et de l’année  »
1) Identifiez 5 objectifs que vous vous fixez dans la vie? Prenez en compte votre vie privée et professionnelle. (Accorder environ 3-4 minutes). = long terme

2) Identifiez 5 objectifs pour l’année scolaire en cours ? A nouveau, prenez en compte votre vie privée et professionnelle. (Accorder environ 3-4 minutes). = court ou moyen terme
3) Souvenez- vous! Il faut toujours établir des priorités. Revenez donc sur ces listes, et choisissez deux objectifs « A » (les 2 objectifs les plus importants) dans chaque liste. (Accorder environ 2 minutes).

Feuille «  ma semaine écoulée dans le détail  »
4) Comment avez-vous passé vos dernières 168 heures ?
Demandez- leur d’écrire tout ce dont ils peuvent se rappeler, en étant aussi précis que possible (mettre 2 à 3 activités réalisées par case)
Indiquer 2-3 activités par matin / 2-3 activités par après-midi / 2-3 activités par soirée
(Accorder environ 10-15 minutes).

5) Revenez maintenant à la liste de vos objectifs. Leur demander de cocher toutes les taches qu’ils ont faites dans la semaine écoulée et qui ont un rapport direct avec un des 4 objectifs «  A  » (= 2 objectifs de vie les plus importants et 2 objectifs de l’année les plus importants). (Accordez environ 5-6 minutes).

6) Demandez à chacun ce qu’il a trouvé et comment il se sent avec ce résultat ? (Accorder environ 10 minutes au total)

7) Reprendre les 4 objectifs les plus importants. Demander de faire une liste de 3 actions (petits pas) que chacun va accomplir dans la semaine qui vient pour faire avancer un ou plusieurs de ses 4 top objectifs. (10mn). Leur demander de planifier ces actions dans leur agenda  : quand feront-ils cette action  ? Pendant combien de temps  ? Où et avec qui  ?

8) Faire un contrat de buddy (10mn) : par binôme ou trinôme, faites faire un contrat de buddy. Pour rendre des comptes de la réalisation ou non de ces actions à son buddy

Dans notre vie quotidienne nous avons tendance à privilégier «  l’urgent  » du très court terme, à donner beaucoup de temps à nos voleurs de temps… Il est essentiel de prendre régulièrement du recul pour donner du temps à ce qui est vraiment important pour nous et réaliser nos objectifs de l’année et peu à peu de notre vie.

Partie 5  – Matrice d’Eisenhower

J’ai deux types de problèmes. Les problèmes urgent, et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont en général pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents.